E-Rechnung für Geschäftskunden
Damit Sie Ihre Rechnungen künftig digital erhalten, benötigen wir vorab einige Angaben zu Ihrem Unternehmen (insbesondere die gewünschte Empfänger-E-Mail-Adresse). Ein postalischer Papierversand ist nicht mehr möglich. Aktuell schreiben wir alle Geschäftskunden postalisch oder per E-Mail an, um diese Daten digital zu erfassen.
Für wen gilt die Pflicht zum Empfang einer E-Rechnung?
Seit dem 1. Januar 2025 gilt die gesetzliche Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen im
geschäftlichen Zahlungsverkehr für alle inländischen Unternehmen (einschließlich Selbstständige, Freiberufler, Kleinunternehmer) und öffentliche Auftraggeber.
Sie sind Privatkunde?
Privatkunden sind von der gesetzlichen E-Rechnungspflicht ausgenommen. Teilen Sie uns dies bitte über das Online-Formular mit. Wir hinterlegen Ihren Status entsprechend und senden Ihnen keine weiteren Anfragen zur E-Rechnung.
Mehrere Geschäftspartnernummern
Haben Sie mehrere Anschreiben erhalten, führen Sie die Datenerfassung bitte für jede Geschäftspartnernummer separat durch. Alternativ können Sie weitere Geschäftspartnernummern, für die Ihre Angaben ebenfalls gelten sollen, im Freitextfeld des Online-Formulars angeben.
Vorteile für Ihr Unternehmen
Digitale Rechnungen können schneller verarbeitet werden
Die automatische Verarbeitung reduziert Fehler
Sie erfüllen die Anforderungen an die E-Rechnung.
Digitale Rechnungen sparen Papier und Versand.
So funktioniert die Datenerfassung für die E-Rechnung
1. Empfang ermöglichen
Stellen Sie rechtzeitig sicher, dass Ihre Systeme E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
Wir empfehlen Ihnen, dafür eine funktionsbezogene E-Mail-Adresse (z. B. rechnung@firma.de) anstelle einer personengebundenen Adresse einzurichten.
2. Daten zur E-Rechnung erfassen
Erfassen Sie Ihre E-Mail-Adresse und die erforderlichen Unternehmensdaten über unser gesichertes Online-Formular.
Die persönlichen Zugangsdaten hierfür erhalten Sie mit Ihrem Anschreiben. Halten Sie außerdem Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) oder Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) bereit.
Wichtig: Die angegebene E-Mail-Adresse gilt für alle Verträge, die der im Anschreiben genannten Geschäftspartnernummer zugeordnet sind.
3. E-Mail-Adresse bestätigen
Nach der Datenerfassung erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Bitte öffnen Sie diesen Link, um Ihre E-Mail-Adresse zu bestätigen.
Erst mit dieser Bestätigung wird die Registrierung abgeschlossen und Ihre Daten werden gespeichert.
4. E-Rechnung erhalten
Ihre Rechnungen erhalten Sie zukünftig standardmäßig im ZUGFeRD-Format: als lesbare PDF-Datei mit integrierten maschinenlesbaren Rechnungsdaten.
Alternativ können Sie im Online-Formular XRechnung oder Peppol sowie besondere Anforderungen, z. B. eine Leitweg-ID, angeben.
Die Umstellung erfolgt sukzessive ab sofort, spätestens jedoch für alle Leistungs- bzw. Abrechnungszeiträume ab dem 1. Januar 2027.
FAQs zum Thema E-Rechnung
Die Versendung unserer Informationsschreiben erfolgt schrittweise und wird voraussichtlich bis Mitte Oktober abgeschlossen sein. In diesem erhalten Sie die Zugangsdaten zur Erfassung Ihrer Daten. Möchten Sie uns relevante Informationen zum Rechnungsempfang bereits vorab mitteilen? Dann wenden Sie sich gerne direkt an uns über: e-rechnung@re-fd.de.
Die technische Umstellung unserer Systeme erfolgt sukzessive bis Anfang 2027. Bitte wundern Sie sich daher nicht, wenn Sie trotz erfolgreicher Datenmeldung in der Übergangsphase bis zum Stichtag weiterhin Rechnungen per Post von uns erhalten.
Standardmäßig verwenden wir das Rechnungsformat ZUGFeRD. Alternativ können Rechnungen auch im Format XRechnung bereitgestellt werden. Der Versand erfolgt grundsätzlich per E-Mail. Darüber hinaus ist eine Zustellung über das Peppol-Netzwerk möglich.
Um die Anzahl der Anschreiben zu reduzieren, haben wir mehrere Geschäftspartnernummern, die derselben Anschrift zugeordnet sind, in einem Anschreiben zusammengefasst. Möchten Sie für einzelne Geschäftspartnernummern unterschiedliche E-Mail-Adressen für den Rechnungsempfang hinterlegen, wenden Sie sich bitte an e-rechnung@re-fd.de.
Die Umstellung gilt für folgende Unternehmen der RhönEnergie Gruppe:
RhönEnergie Fulda GmbH, RhönEnergie Effizienz + Service GmbH, RhönEnergie Osthessen GmbH, RhönEnergie Erneuerbare GmbH, RhönEnergie Bäderbetrieb GmbH, RhönEnergie Bus GmbH, RhönEnergie Verkehrsservice GmbH, VGF Verkehrsgesellschaft Region Fulda mbH und Biothan GmbH.
Die RhönEnergie Fulda GmbH unterstützt die genannten Gesellschaften bei der Durchführung der Abrechnungsprozesse.
Die von Ihnen angegebene geschäftliche E-Mail-Adresse wird ausschließlich zum Versand elektronischer Rechnungen sowie für die vertragsbezogene Kommunikation verarbeitet. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und zu Ihren Rechten finden Sie in unserer Datenschutzerklärung unter www.re-gruppe.de/datenschutz/. Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer Daten ist das jeweilige Unternehmen, mit dem Sie in einer Vertragsbeziehung stehen.
Sie haben Fragen wie:
- Warum wird die verpflichtende E‑Rechnung eingeführt?
- Die E-Rechnungspflicht gilt für inländische Unternehmen. Was ist ein „inländisches Unternehmen“?
- Gibt es Ausnahmen von der verpflichtenden E-Rechnung?
- Gibt es Ausnahmen für den Empfang von E‑Rechnungen?
Die Antworten auf diese und weitere Fragen finden Sie auf der Seite des Bundesministerium für Finanzen.